itsme® eSign et OK!Sign : la voie la plus simple vers une signature électronique qualifiée

itsme® est devenu la référence en matière d’identité numérique et de signatures électroniques qualifiées en Belgique et dans les pays voisins. L’application itsme® est utilisée par près de 7 millions de personnes et offre un moyen convivial et sécurisé de s’identifier en ligne, de se connecter et de signer des documents juridiquement contraignants à l’aide d’une signature électronique qualifiée conforme à eIDAS.

OK!Sign est entièrement intégré à itsme® eSign. Lorsque vous choisissez la signature avec itsme® via OK!Sign, une signature électronique qualifiée (QES) est générée automatiquement, avec un certificat X.509 sous-jacent et une piste d’audit détaillée. Vous combinez ainsi la facilité d’utilisation d’OK!Sign avec la force juridique d’itsme® eSign.

Comment fonctionne la signature avec itsme® eSign via OK!Sign en pratique ?

Le processus est simple tant pour l’expéditeur que pour le signataire. OK!Sign fournit un flux de signature numérique de bout en bout, tandis qu’itsme® eSign assure la signature électronique qualifiée répondant à toutes les exigences eIDAS.

1. Préparez votre document dans OK!Sign

Vous téléchargez votre document dans OK!Sign, définissez les signataires et placez les champs de signature au bon endroit. Cela peut se faire via l’éditeur convivial ou de manière entièrement automatisée via l’intégration API avec vos propres systèmes. Vous intégrez ainsi des signatures électroniques qualifiées de manière transparente dans vos processus existants.

2. Choisissez itsme® comme option de signature

Lors de la configuration des signataires, vous sélectionnez itsme® eSign comme méthode de signature. OK!Sign active alors automatiquement le workflow approprié pour les signatures électroniques qualifiées, y compris la connexion avec l’application itsme® du signataire.

3. Envoyez l’invitation à signer

OK!Sign envoie l’invitation à signer par e-mail (ou via votre propre intégration) à toutes les parties concernées. Chaque signataire reçoit un lien clair vers le document et les instructions pour signer avec itsme®. Vous pouvez configurer plusieurs signataires et des ordres de signature au sein d’un même flux.

4. Le signataire utilise l’application itsme®

Le signataire ouvre le document, en prend connaissance et choisit ensuite de signer avec itsme®. Via l’application itsme® de confiance, il ou elle confirme la signature. En arrière-plan, une signature électronique qualifiée est générée, incluant un certificat qualifié et un horodatage.

5. Enregistrement automatique et certificat d’achèvement

Après la signature, OK!Sign génère un certificat d’achèvement contenant toutes les données de transaction pertinentes : qui a signé, quand et comment, y compris la référence au certificat itsme®. Ce certificat peut servir de preuve en cas de litige et soutient la validité juridique de votre document.

Pourquoi les entreprises choisissent OK!Sign + itsme® eSign

En combinant OK!Sign avec itsme® eSign, vous tirez le maximum de la signature numérique : rapidité, simplicité et sécurité juridique maximale. Cela fait une réelle différence en termes de professionnalisme et d’efficacité, notamment dans les secteurs de la finance, des RH, de l’immobilier et des services juridiques.

1. Niveau de fiabilité le plus élevé selon eIDAS

Une signature itsme® via OK!Sign est une signature électronique qualifiée (QES) offrant le plus haut niveau de fiabilité selon eIDAS. Elle est juridiquement équivalente à une signature manuscrite et est reconnue dans tous les États membres de l’UE pour les transactions nécessitant ou recommandant une QES.

2. Flux de travail entièrement numérique, plus de papier

Plus besoin d’imprimer, de scanner, de faxer ou de ressaisir manuellement. Avec OK!Sign, vous gérez l’ensemble de votre processus de signature de manière numérique et centralisée, avec des aperçus clairs des statuts, des rappels et une archivage. Vous augmentez la productivité et réduisez considérablement les délais de traitement de vos contrats.

3. Facilité d’utilisation pour les signataires

Comme itsme® est déjà utilisé par des millions de personnes pour les services bancaires, les services publics et d’autres applications numériques, la signature avec itsme® via OK!Sign est perçue comme familière et sécurisée. Le signataire n’a pas besoin de matériel supplémentaire ni de logiciels complexes.

4. Base juridique solide et piste d’audit

Chaque signature est appuyée par une piste d’audit détaillée et un certificat d’achèvement. Celui-ci enregistre qui a fait quoi et quand dans le processus de signature, y compris l’identification via itsme® et les certificats qualifiés associés. Cela renforce votre position probante en cas de litige juridique.

5. Intégration transparente dans vos systèmes existants

Grâce à l’API d’OK!Sign, vous intégrez directement les signatures électroniques qualifiées dans vos propres applications : CRM, ERP, DMS, plateforme RH ou portail client. Vous automatisez ainsi l’ensemble du processus : de la génération du document à la signature et à l’archivage, sans étapes manuelles intermédiaires.

Qu’est-ce qu’une signature électronique qualifiée selon eIDAS ?

Le règlement eIDAS définit plusieurs niveaux de signatures électroniques : la signature électronique simple, la signature électronique avancée et la signature électronique qualifiée (QES). Une QES représente le niveau le plus élevé : elle est créée à l’aide d’un certificat qualifié délivré par un prestataire de services de confiance qualifié, figurant sur la liste de confiance officielle de l’UE.

Ce certificat qualifié prouve l’identité du signataire et lie juridiquement cette identité à la signature électronique. Une signature électronique qualifiée émise dans un État membre de l’UE est automatiquement reconnue dans tous les autres États membres. C’est pourquoi la QES est particulièrement intéressante pour les transactions transfrontalières entre des parties belges et d’autres parties européennes.

Quand avez-vous besoin d’une signature électronique qualifiée en Belgique et aux Pays-Bas ?

En Belgique et aux Pays-Bas, les signatures électroniques simples suffisent pour de nombreux documents courants, mais certaines transactions exigent un niveau de fiabilité plus élevé – voire obligatoire. Dans ces cas, il est préférable d’opter pour une signature électronique qualifiée avec itsme® eSign via OK!Sign.

Exemples en Belgique

En Belgique, les signatures électroniques qualifiées sont notamment requises ou fortement recommandées pour : les contrats de travail, certains documents de droit des sociétés tels que le transfert d’actions nominatives, les contrats de crédit aux consommateurs, les déclarations fiscales et certaines demandes auprès des autorités publiques. Une QES permet d’éviter toute discussion sur l’identité du signataire et sur la valeur probante du document.

Exemples aux Pays-Bas

Aux Pays-Bas, une signature électronique qualifiée est recommandée pour les transactions plus complexes, telles que les contrats commerciaux importants, les documents juridiques à risque financier élevé ou les dossiers nécessitant une certitude maximale quant à l’identité du signataire. La QES offre un niveau de fiabilité équivalent à celui d’une signature manuscrite devant les tribunaux.

Questions fréquentes sur itsme® eSign et les signatures électroniques qualifiées avec OK!Sign

Une signature électronique qualifiée est-elle toujours obligatoire ?

Non. Pour de nombreux documents courants, une signature électronique simple ou avancée suffit. Toutefois, pour les contrats importants, les transactions complexes ou les obligations légales (telles que certains contrats de travail, contrats de crédit ou documents fiscaux), une QES via itsme® eSign et OK!Sign constitue le choix le plus sûr et souvent recommandé.

Les signataires ont-ils besoin de quelque chose de spécifique ?

Les signataires ont uniquement besoin de leur smartphone avec l’application itsme® et d’un profil itsme® valide. Ils effectuent la signature entièrement de manière mobile, dans une interface qu’ils connaissent déjà grâce aux applications bancaires et gouvernementales.

Une signature itsme® via OK!Sign est-elle juridiquement contraignante ?

Oui. Une signature itsme® via OK!Sign est une signature électronique qualifiée au sens du règlement eIDAS et possède la même valeur juridique qu’une signature manuscrite, dans le cadre d’application de la QES au sein de l’Union européenne.

Prêt à faire signer votre premier document avec itsme® via OK!Sign ?

Souhaitez-vous faire signer plus rapidement et avec une sécurité juridique renforcée des contrats de travail, des contrats de crédit, des documents de société ou d’autres dossiers sensibles ? Avec OK!Sign et itsme® eSign, vous passez en quelques étapes à des signatures électroniques qualifiées entièrement conformes à eIDAS, sans imposer de technologies complexes à vos signataires.

Contactez dès aujourd’hui notre équipe pour obtenir des conseils sur l’utilisation optimale d’itsme® eSign au sein de votre organisation, ou testez vous-même l’environnement OK!Sign grâce à un compte d’essai. Vous découvrirez ainsi à quel point il est simple de collecter des signatures numériques sûres, légales et juridiquement contraignantes.