Mailmerge Service: Efficiënt gepersonaliseerde documenten laten ondertekenen

10 april 2025

In de moderne zakelijke wereld is efficiëntie essentieel, vooral als het gaat om het beheren en ondertekenen van documenten. Het handmatig aanpassen en verzenden van individuele documenten kan tijdrovend zijn en leidt vaak tot fouten. Gelukkig biedt de mailmerge-service een oplossing door gepersonaliseerde documenten of formulieren met vooraf ingevulde gegevens efficiënt ter ondertekening aan te bieden.

Wat is mailmerge?

Mailmerge, of samenvoegfunctie, is een techniek waarmee u een standaarddocument kunt combineren met een gegevensbron, zoals een Excel- of CSV-bestand, om meerdere gepersonaliseerde documenten te creëren. Dit is vooral nuttig voor het genereren van brieven, e-mails of formulieren die naar meerdere ontvangers moeten worden gestuurd, waarbij elk document unieke informatie bevat, zoals naam, adres of andere specifieke gegevens.

Hoe werkt de mailmerge-service?

Het proces is eenvoudig en bestaat uit de volgende stappen:

Upload uw document: Begin met het uploaden van het standaarddocument naar uw OKSign-account.
Plaats de gewenste velden: Gebruik de interface om de benodigde velden, zoals naam, adres of andere specifieke gegevens, op de juiste plaatsen in het document te slepen.
Naamgeving van velden: Geef elk veld een herkenbare naam, bijvoorbeeld 'naam', 'adres', 'stad', 'postcode', enzovoort.
Verzend een gegevensbestand: Stuur een Excel- of CSV-bestand met de gegevens voor elke ondertekenaar. Dit bestand bevat de informatie die nodig is om de documenten automatisch met de juiste gegevens in te vullen.
Ondertekening van documenten: Zodra de documenten zijn gegenereerd, kunnen deze direct naar de juiste personen worden gestuurd voor digitale ondertekening met OKSign.

Automatisch gepersonaliseerde e-mails verzenden

Een van de grootste voordelen van de mailmerge-service is de mogelijkheid om automatisch gepersonaliseerde e-mails te verzenden. Zodra de documenten zijn voorbereid, zorgt de service ervoor dat ze naar de juiste ondertekenaars worden gestuurd. Dit bespaart niet alleen tijd, maar zorgt er ook voor dat uw communicatie professioneel en consistent is. U hoeft zich geen zorgen meer te maken over het handmatig verzenden van e-mails; de mailmerge-service doet dit voor u.

Nauwkeurige rapportage en tracking

Met de mailmerge-service kunt u eenvoudig bijhouden welke documenten zijn verzonden, welke zijn geopend en welke zijn ondertekend. Deze rapportages helpen u om het gehele ondertekeningsproces te monitoren en eventuele problemen snel op te lossen.

Voordelen van de mailmerge-service

Efficiëntie: Bespaar tijd en verminder fouten door geautomatiseerd documentbeheer en e-mailverzending.
Gebruiksvriendelijkheid: Eenvoudig documenten uploaden, velden slepen en neerzetten, en CSV-bestanden
Professionele communicatie: Automatisch gepersonaliseerde e-mails naar ondertekenaars verzenden.
Volledige controle: Gedetailleerde rapportage en tracking om het proces te monitoren.
Digitale ondertekening: Directe koppeling met OKSign, waardoor documenten eenvoudig en juridisch geldig ondertekend kunnen worden.

Veelgestelde vragen over mailmerge en OKSign

Wat is het voordeel van mailmerge ten opzichte van handmatige verwerking?
Met mailmerge bespaart u tijd en voorkomt u fouten die kunnen ontstaan bij het handmatig aanpassen van documenten. Bovendien kunt u grote aantallen documenten in één keer verwerken.
Welke bestandsformaten worden ondersteund voor de gegevensbron?
U kunt Excel- (XLSX) en CSV-bestanden gebruiken om gegevens in te laden en automatisch in uw documenten te verwerken.
Kunnen de documenten digitaal ondertekend worden?
Ja, met OKSign kunnen de gegenereerde documenten direct worden verstuurd voor digitale ondertekening, wat het proces veiliger en efficiënter maakt.
Is een digitale handtekening juridisch geldig?
Ja, de handtekeningen die via OKSign worden geplaatst, voldoen aan de wettelijke vereisten en zijn juridisch geldig.
Kan ik verschillende soorten documenten samenvoegen?
Ja, u kunt verschillende documenten zoals contracten, overeenkomsten en facturen in bulk verwerken met mailmerge.
Hoe weet ik of mijn documenten correct zijn verzonden en ondertekend?
Met het OKSign-dashboard kunt u eenvoudig de status van uw documenten volgen en zien wie ze heeft ondertekend.
Kan ik herinneringen instellen voor ondertekenaars?
Ja, u kunt automatische herinneringen instellen zodat ondertekenaars op tijd de documenten ondertekenen.
Is er een limiet aan het aantal documenten dat ik kan verwerken?
Dit hangt af van uw OKSign-abonnement. Grotere volumes kunnen worden verwerkt met een premium pakket.
Kan ik mailmerge gebruiken voor facturen?
Absoluut! Mailmerge is ideaal voor het genereren en verzenden van gepersonaliseerde facturen naar meerdere klanten.
Hoe kan ik mailmerge en OKSign integreren met mijn bestaande systemen?
OKSign biedt API-integraties waarmee u mailmerge eenvoudig kunt koppelen aan uw bestaande CRM- of boekhoudsoftware.

Ontdek de kracht van mailmerge

De mailmerge-service is ontworpen om uw ondertekeningsproces te vereenvoudigen en te optimaliseren. Of u nu een klein bedrijf bent of een grote onderneming, de service biedt een betrouwbare en efficiënte oplossing voor het beheer van uw documenten en het verzenden van gepersonaliseerde e-mails. Met de mailmerge-service kunt u zich concentreren op wat echt belangrijk is: de groei van uw bedrijf!

Heeft u vragen of wilt u meer informatie? Neem contact met ons op. Ons team staat klaar om u te helpen!

Dit artikel is gebaseerd op informatie van OKSign.

Mailmerge met Outlook: Efficiënt gepersonaliseerde e-mails en documenten verzenden

Het verzenden van gepersonaliseerde e-mails en documenten kan tijdrovend zijn, vooral als u met grote hoeveelheden werkt. Mailmerge in Outlook biedt een efficiënte oplossing om documenten of e-mails met unieke gegevens naar meerdere ontvangers te sturen. Dit bespaart tijd, voorkomt fouten en zorgt voor een professionele uitstraling. Maar wist u dat het nóg eenvoudiger en sneller kan? Met de nieuwe mailmerge-service van OKSign automatiseert u niet alleen uw e-mailcampagnes, maar zorgt u er ook direct voor dat documenten digitaal worden ondertekend, zonder extra handelingen.

Wat is mailmerge in Outlook?

Mailmerge (of samenvoegfunctie) is een methode waarbij een standaarddocument of e-mail wordt gecombineerd met een gegevensbron (zoals een Excel- of CSV-bestand) om gepersonaliseerde versies van het document of de e-mail te maken. Dit is handig voor:

Gepersonaliseerde e-mails naar klanten of medewerkers
Het versturen van facturen, contracten of offertes
Nieuwsbrieven met dynamische velden zoals naam en bedrijf

Hoewel deze methode binnen Outlook nuttig is, kan het proces omslachtig zijn. OKSign biedt een snellere en efficiëntere oplossing!

Hoe werkt mailmerge met Outlook?

Stap 1: Bereid uw gegevensbestand voor

Voor een succesvolle mailmerge heeft u een Excel- of CSV-bestand nodig met de gegevens van uw ontvangers. Zorg ervoor dat uw kolommen duidelijke namen hebben, zoals Naam, Bedrijf, E-mailadres, Adres.

Stap 2: Maak uw e-mail in Word

Outlook werkt samen met Microsoft Word voor mailmerge. Volg deze stappen:

Open Microsoft Word en ga naar 'Verzendlijsten' > 'Afdruk samenvoegen starten' > 'E-mails'.
Klik op 'Selecteer ontvangers' en kies 'Bestaande lijst gebruiken', waarna u uw Excel-bestand selecteert.
Voeg samenvoegvelden in uw e-mail in via 'Samenvoegvelden invoegen'.
Schrijf de e-mailtekst en test met 'Voorbeeld van resultaten'.

Stap 3: Verstuur de e-mails via Outlook

Wanneer de e-mail klaar is, gaat u naar 'Voltooien en samenvoegen' > 'E-mailberichten verzenden'. Vul het veld 'Aan' in met de e-mailkolom van uw Excel-bestand en kies het onderwerp van de e-mail.

Maak het eenvoudiger met de nieuwe mailmerge-service van OKSign

Hoewel mailmerge met Outlook een nuttige functie is, kan het nog eenvoudiger en efficiënter. Met de nieuwe mailmerge-service van OKSign automatiseert u niet alleen het verzenden van gepersonaliseerde e-mails, maar ook het hele ondertekeningsproces.

Upload uw documenten en data rechtstreeks in OKSign, zonder Word of Outlook nodig te hebben.
Genereer gepersonaliseerde documenten met enkele klikken.
Automatisch verzenden en ondertekenen: Uw ontvangers ontvangen direct een e-mail met hun gepersonaliseerde document en kunnen het eenvoudig digitaal ondertekenen.
Volledige tracking en rapportage: Geen zorgen meer over wie al ondertekend heeft of welke documenten nog openstaan.

Waarom overstappen naar OKSign?

Geen handmatige koppeling meer tussen Word, Excel en Outlook.
Automatische digitale ondertekening zonder externe tools.
Volledige automatisering: Geen ingewikkelde instellingen nodig.
Gebruiksvriendelijk: Een intuïtieve interface zonder technische kennis vereist.

Voordelen van de nieuwe mailmerge-service van OKSign

Tijdsbesparing: Geen handmatige invoer of koppelingen meer, alles verloopt automatisch.
Minder fouten: Automatische gegevensverwerking voorkomt typefouten.
Efficiënt beheer: Directe verzending en tracking in één platform.
Volledige integratie met digitale ondertekening.

Veelgestelde vragen over mailmerge en OKSign

Kan ik mailmerge gebruiken zonder Excel? Ja, met de nieuwe OKSign-service kunt u direct gegevens invoeren zonder externe bestanden.
Kunnen bijlagen worden toegevoegd aan mailmerge met OKSign? Ja, u kunt documenten en aanvullende bestanden automatisch laten versturen.
Is OKSign eenvoudiger dan Outlook Mailmerge? Absoluut! Geen omslachtige stappen meer; OKSign regelt alles automatisch.
Kan ik meerdere e-mails tegelijk versturen? Ja, met OKSign verstuurt u duizenden gepersonaliseerde e-mails in één keer.
Hoe zorg ik ervoor dat mijn e-mails niet als spam worden gemarkeerd? OKSign gebruikt geavanceerde e-mailverzendingstechnieken om spamfilters te omzeilen.

Stap over op de toekomst van mailmerge

Wilt u tijd besparen en uw workflow optimaliseren? De nieuwe mailmerge-service van OKSign is de toekomst van efficiënte communicatie. Geen gedoe meer met Word, Excel en Outlook—laat alles automatisch verlopen en voeg direct digitale ondertekeningen toe!

Meer weten? Ontdek de mogelijkheden op: www.oksign.be/mail-merge-outlook.

Terug naar Blog