Mailmerge Service: Efficiënt Gepersonaliseerde Documenten Ondertekenen met OKSign
Besparen op tijd en fouten bij documentbeheer? Ontdek hoe de mailmerge-service van OKSign uw organisatie helpt met het automatisch versturen en ondertekenen van gepersonaliseerde documenten.
Wat is Mailmerge?
Mailmerge (ook wel samenvoegfunctie genoemd) is een methode waarbij een standaarddocument wordt gecombineerd met gegevens uit een Excel- of CSV-bestand. Dit creëert automatisch meerdere gepersonaliseerde documenten, zoals brieven, e-mails of formulieren, met unieke informatie voor elke ontvanger.
Hoe Werkt de Mailmerge-Service van OKSign?
In slechts enkele stappen automatiseert u het volledige proces van documentcreatie tot digitale ondertekening:
- Upload een sjabloondocument naar uw OKSign-account.
- Sjabloonvelden toevoegen: Voeg dynamische velden toe zoals naam, adres of klantnummer.
- Velden benoemen: Geef elk veld een duidelijke naam, bijvoorbeeld ‘naam’ of ‘adres’.
- Gegevensbestand aanleveren: Gebruik een Excel- of CSV-bestand met de benodigde gegevens per ontvanger.
- Automatische verzending en digitale ondertekening via OKSign.
Voordelen van de Mailmerge-Service
- Tijdbesparing en efficiëntie: Geen handmatig werk meer nodig voor elk individueel document.
- Automatische e-mailverzending: Gepersonaliseerde e-mails worden automatisch verstuurd.
- Volledige tracking: Monitoren wie wat heeft ontvangen, geopend en ondertekend.
- Gebruiksvriendelijke interface: Slepen en neerzetten van velden, intuïtieve workflow.
- Juridisch geldige digitale handtekeningen: Ondertekening via OKSign is wettelijk erkend.
Veelgestelde Vragen over Mailmerge en OKSign
- Wat is het voordeel van mailmerge?
- Sneller documenten versturen, minder fouten, en schaalbare verwerking.
- Welke bestandsformaten worden ondersteund?
- Excel (XLSX) en CSV bestanden zijn volledig compatibel.
- Kan ik documenten digitaal ondertekenen?
- Ja, de gegenereerde documenten worden direct via OKSign aangeboden voor ondertekening.
- Is een digitale handtekening rechtsgeldig?
- OKSign voldoet aan Europese wetgeving en is juridisch erkend.
- Kan ik mailmerge gebruiken voor facturen of contracten?
- Ja, de service is ideaal voor bulkverwerking van contracten, facturen en overeenkomsten.
- Hoe weet ik of documenten ondertekend zijn?
- Met het OKSign-dashboard volgt u elke status: verzonden, geopend en ondertekend.
- Zijn herinneringen mogelijk?
- Ja, automatische herinneringen kunnen worden ingesteld voor ondertekenaars.
- Wat is de limiet voor documenten?
- Afhankelijk van uw OKSign-abonnement. Premium pakketten ondersteunen grote volumes.
- Hoe integreer ik mailmerge in mijn systemen?
- Via de OKSign API kunt u koppelen met uw CRM of boekhoudsoftware.
Klaar voor de Toekomst van Documentbeheer?
De mailmerge-service van OKSign transformeert uw workflow. Geen gedoe meer met Word of Excel. Alles wordt automatisch verwerkt én digitaal ondertekend.
